Gestion électronique des documents (GED)

Pourquoi devrais-je m'intéresser à la Gestion électronique des documents ?

La GED est un des systèmes de mission critique à l'activité des lignes d'affaires des entreprises. Or de plus en plus, les entreprises tentent de s'organiser pour fournir à leurs employés un point d'accès unique qui permet, en tenant compte des accès de chacun à l'information, d'aller chercher l'information dans les systèmes corporatifs existants (base de données client, système de gestion des opérations, courriels, site Web, etc.).

Quand vous ferez le choix d'un outil pour la GED, gardez en tête que votre système pourrait être très sollicité. Votre système devra également se montrer largement interopérable.

Pourquoi entreprendre un projet de GED ?

La décision de déployer un outil de GED provient généralement de la nécessite de :

• structurer l'information;

• conserver une trace de l'évolution d'un document;

• améliorer l'accès aux documents;

• assurer la pérennité d'un document;

• améliorer la gestion d'une masse documentaire en croissance.

Quels éléments dois-je inclure dans mes calculs de ROI ?

Lorsqu'on essaie de chiffrer un projet de GED pour en évaluer les coûts et les bénéfices, il faut prendre en considération, notamment les coûts associés aux éléments suivants :

• le temps requis pour avoir accès à un document;

• le taux d'erreur lors d'une recherche;

• l'existence de doublons;

• les dossiers et documents perdus;

• les dossiers et documents mal classés.

   

Qu'est-ce qu'un contenu structuré ?

Un contenu structuré est une « unité d'information » qui contient un ensemble de champs d'information. Par exemple, l'information qu'on retrouve dans un formulaire constitue un contenu structuré.

Quels sont les outils de la GED ?

Lorsqu'on parle des outils pour faire de la GED, on inclut généralement des outils qui permettront de faire de la numérisation, du stockage, du partage, de la diffusion. On pourrait aussi ajouter à cela des outils qui feront l'analyse automatique des contenus, la génération de métadonnées, l'indexation des contenus et la recherche de contenus spécifiques ou de métadonnées. On pourrait aussi aller jusqu'à inclure des outils qui intégreront des règles de traitement (workflow).

Qu'est-ce que les métadonnées ?

Les métadonnées sont des informations qui permettent de caractériser un contenu. On l'utilise en grande partie pour faire des recherches et pour faire du traitement sélectif.

Dans un outil de GED, les métadonnées sont généralement associées à une base de données alors que les documents sont associés à un serveur de fichier. Les deux sont généralement associés l'un à l'autre. Chaque groupe de métadonnées s'attache à un fichier. Chaque fichier possède sont ensemble de métadonnées.

Les outils de GED moderne doivent permettre la gestion de plusieurs ensembles de métadonnées.

Quelles sont les fonctions offertes par un outil de GED ?

Les outils de GED offrent généralement les fonctions suivantes :

• collaboration (gestion des versions, emprunt et restitution, appropriation d'une tâche, relation entre les documents, étiquettes, métadonnées, etc.);

• gestion des différents types de contenus (bureautique, images, audio, vidéo, formulaires, etc.)

• intégration avec une suite bureautique, capacité à sauvegarder directement dans l'outil de GED;

• conservation des courriels;

• SSO.

Qu'est-ce que le SSO ?

Le SSO est le « Single Sign On ». C'est la capacité que possède un outil à se connecter à un répertoire d'entreprise pour permettre une authentification unique (un seul nom d'utilisateur et un seul mot de passe) des utilisateurs. Il est important si vous souhaitez faire de votre outil, un outil corporatif facile d'accès.

Certains outils de GED vont aussi offrir les fonctions de gestion documentaire.

Quelle est la différence entre GED, GID et gestion documentaire?

D'une façon sommaire (nous pourrions en parler longtemps, mais ...) GED est un acronyme qui désigne la gestion électronique des documents. GID est un acronyme qui désigne la gestion intégrée des documents dans un sens plus large incluant aussi les documents en format papier.

Quand les archivistes parlent de gestion documentaire, ils font généralement référence au cycle de vie des documents (actif, semi-actif, inactif) et aux règles de conservation.

Quelles sont les considérations technologiques qui permettent d'assurer la pérennité de mon projet GED ?

Lorsqu'on décide d'investir dans un outil, il faut prévoir plus que les simples coûts d'acquisition. Voici une liste non exhaustive des coûts qui doivent faire l'objet d'une évaluation et d'une planification :

• installation;

• paramétrisation et personnalisation;

• développement fonctionnel;

• développement des passerelles inter systèmes;

• entretien requis pour suivre l'évolution du parc informatique;

• mise à jour pour l'ajout de fonctionnalités;

• mise en grappe de serveurs;

• procédures pour la réalisation de copies de sécurité;

• procédures lors d'une panne;

• procédure de reprise des activités;

• formation des utilisateurs;

• audits du référentiel;

• etc.